Depuis le 2 novembre 2026, Google Meet peut afficher votre règle interne avant la réunion, notamment quand Gemini prend des notes

Votre charte IA est écrite, mais qui la relit au moment où elle compte ? Google déploie dans Meet une option simple : un court message, rédigé par vos soins, que chacun voit juste avant d'entrer en réunion. Voici ce qu'elle permet, et comment en faire une habitude d'équipe.

Ce qui s'est passé

Google a annoncé cette nouveauté sur son blog officiel Workspace Updates. Le déploiement a commencé le 2 novembre 2026 et peut prendre plus de 15 jours : il est donc possible que l'option n'apparaisse pas encore chez vous.

D'après Google :

• Le message s'affiche sur l'écran qui précède l'entrée en réunion. Il rappelle la règle de votre entreprise sur l'enregistrement, la transcription et les notes prises par Gemini.
• Vous choisissez quand il apparaît : à chaque réunion, ou seulement si la réunion est enregistrée, transcrite ou notée par l'IA.
• Le texte tient en 1 000 caractères maximum, sans mise en forme. Vous pouvez y ajouter un lien vers vos règles complètes.
• L'option est désactivée par défaut. Seul un administrateur de votre compte Google peut l'activer. Il peut prévoir le même message pour tous, ou un message par service ou par équipe.
• Les personnes extérieures sont concernées aussi : elles peuvent voir le message défini pour l'organisateur de la réunion.

Sont concernées les offres Business Standard et Plus, Enterprise Standard et Plus, Frontline Plus, ainsi que les offres Education Fundamentals, Standard et Plus et le module Google AI Pro for Education. Business Starter ne figure pas dans la liste.

Ce que ça change pour vous

Si vous dirigez une PME équipée de Google Workspace, c'est l'occasion de faire sortir votre charte IA du classeur. Selon l'étude Coface publiée le 5 octobre 2026 auprès de 900 décideurs, 60 % des entreprises ne disposent toujours pas d'un cadre formalisé pour leurs usages de l'IA. Celles qui en ont un ont encore un pas à faire : le rendre visible au bon moment. Ici, la règle apparaît précisément quand elle sert.

Meet prévenait déjà les participants quand Gemini prend des notes, avec une alerte et une icône en forme de crayon. La nouveauté, c'est que le message arrive avant l'entrée en réunion et qu'il est écrit avec vos mots.

Ce message reste une information, pas une autorisation. Si vous souhaitez un accord explicite de chaque participant, votre administrateur dispose d'un autre réglage, lui aussi désactivé par défaut : l'autorisation demandée avant la prise de notes, l'enregistrement ou la transcription.

Que faire maintenant

1. Vérifiez votre offre et l'option. Dans la console d'administration Google : Applications > Google Workspace > Google Meet > Paramètres de sécurité de Meet > Divulgation et confidentialité des réunions. Si la rubrique n'apparaît pas encore, réessayez dans deux à trois semaines.

2. Rédigez un message court. Une règle, une action, un lien. Par exemple :

« Cette réunion peut être enregistrée, transcrite ou notée par Gemini. Si cela vous pose question, dites-le à l'organisateur dès le début. Avant de partager des données clients, vérifiez qui recevra les notes. Nos règles complètes sont accessibles via le lien ci-dessous. »

3. Choisissez le bon réglage. Pour commencer, l'affichage « seulement pendant l'enregistrement, la prise de notes ou la transcription » évite que le message devienne invisible à force d'être répété.

4. Parlez-en à votre équipe. Quelques minutes en réunion suffisent : à quoi sert le message, qui peut lancer la prise de notes, avec qui partager le compte rendu. C'est cet échange qui transforme une règle écrite en réflexe.

Pour aller plus loin

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Vous préférez commencer par les bases ? Notre formation gratuite « L'IA en 60 min » est faite pour cela. → https://www.zenbot.tech/formations-ia/lia-en-60-min-ce-que-tout-professionnel-doit-savoir-en-2026

Sources

• Google Workspace Updates, annonce de l'affichage d'une règle avant les appels Meet : https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/10/display-custom-policy-in-green-room-before-Google-Meet-Calls.html
• Aide administrateur Google, « Display a policy or notice before video meetings » : https://knowledge.workspace.google.com/admin/meet/display-a-policy-or-notice-before-video-meetings
• Aide Google Meet, « Prendre des notes pour moi » : https://support.google.com/meet/answer/14754931?hl=fr
• Coface, « IA en entreprise : les usages progressent, la gouvernance reste à la traîne », 5 octobre 2026 : https://www.coface.fr/actualites-economie-conseils/ia-en-entreprise-les-usages-progressent-la-gouvernance-reste-a-la-traine